Objetivo de la función
Mantener ordenada y disponible la documentación de cada equipo, y anticipar vencimientos o faltantes.
Quién interviene
Administrativo de obra: carga, controla y reclama actualizaciones.
Activos, Taller, Seguridad e Higiene o Administración central: entregan o gestionan los documentos según su tipo.
Usuarios autorizados: consultan la documentación del equipo.
Documentos y vencimientos
Un activo puede tener varios documentos en PDF, Excel, imágenes u otros formatos admitidos.
Con vencimiento: seguros, ITV/VTV, habilitaciones, calibraciones o certificados.
Sin vencimiento: títulos, manuales, tablas de tanques y otros respaldos permanentes. No asignes una fecha de vencimiento si no corresponde.
Flujo de trabajo
- Recibí el documento e identificá el equipo por su interno.
- Comprobá que el archivo sea completo y legible.
- Cargalo dentro del activo correspondiente, con nombre, descripción, adjunto y vencimiento si aplica.
- Revisá periódicamente documentos faltantes, próximos a vencer o vencidos.
- Solicitá la renovación al área responsable.
- Cargá la nueva versión y tratá la anterior según el criterio de la empresa: reemplazo, archivo o historial.
Frecuencia de revisión
- Semanal: próximos vencimientos.
- Mensual: revisión general por equipo.
- Al ingreso a obra, antes de auditorías y al recibir nueva documentación.
Buenas prácticas
Usá nombres claros: Seguro vigente, VTV 2026, Habilitación izaje o Tabla equivalencia tanque. Evitá duplicados, archivos ilegibles y documentos asignados al interno equivocado.
Podés solicitar reportes semanales por correo sobre vencimientos. El usuario debe ser invitado para recibir correos de Bilderit.
Centralizá los documentos en Bilderit. Si un equipo llega sin documentación, identificá qué exige el proyecto y reclamala al área correspondiente.