Guías por rol y función
Por Francisco Ranea
Por Francisco Ranea
Recorridos según lo que hacés en Bilderit: despachante, mecánico, operario, emisión de certificados y más.
Gestión de Combustible
Objetivo de la función Controlar el circuito de combustible de la obra: ingresos, despachos, trasvasos y stock, con trazabilidad e imputación correcta a cada equipo. Quién interviene - Despachante: registra las operaciones y controles básicos de stock. - Administrativo de obra: controla el stock semanal, los desvíos y la calidad del registro. El ABC Los tanques deben ser seguros, tener medición confiable y caudalímetros con totalizador. Registrá todos los movimientos. El tanque montado sobre un camión es un activo independiente y debe identificarse como tal. Antes de empezar Verificá tanques asignados a la obra, capacidades, proveedores, usuarios con rol Despachante y conectividad en la zona de carga. Todos los activos receptores deben existir, incluidos alquilados y consumos especiales. Registrar un despacho 1. En App Operario, entrá en Crear → Despacho. 2. Seleccioná origen: proveedor o tanque, por interno o QR. 3. Ingresá el Caudalímetro final del totalizador. 4. Seleccioná destino: equipo o tanque. 5. Indicá el contador del equipo en la unidad solicitada. 6. Agregá comentarios o fotos si corresponde. 7. Si está disponible, verificá la recepción con el QR del operario. 8. Tocá Enviar. Registrá en el momento. Si debe cargarse después desde Manager, indicá fecha y hora reales para conservar la cronología de movimientos y totalizadores. Registrar un control de stock En App Operario, entrá en Crear → Stock, seleccioná el tanque e ingresá el stock físico medido. Podés agregar observaciones y fotos. El sistema compara con el stock teórico y deja registrado el desvío. Revisión administrativa Diaria - Contrastar remitos con ingresos registrados. - Regularizar movimientos pendientes. - Revisar contadores incongruentes y desvíos de totalizador. - Revisar stock negativo, exceso de capacidad y cargas que superan la capacidad del destino. Semanal - Medir el stock de cada tanque. - Comparar el totalizador físico con el último registro. - Revisar el desvío en Control de tanques: ideal por debajo del 2 %, aceptable entre 2 % y 5 %, avisar si supera el 5 %. Mensual - Revisar Consumo Equipos, ingresos y consumos totales. - Revisar la calibración y conservar el certificado como documento del tanque. La calibración debe realizarse cada 60 días o cada 50.000 litros despachados, lo que ocurra primero. Buenas prácticas Registrá en el momento, usá el totalizador y respetá si el equipo se administra por horas o kilómetros. Un horómetro roto no se reemplaza cargando kilómetros. Avisá para repararlo. Para medir stock, usá siempre el mismo método y punto, con el tanque nivelado y el líquido estabilizado. La tabla debe corresponder exactamente a ese tanque y estar guardada en su documentación. Si hubo modificaciones o golpes, revisá su validez. Antes de asumir una pérdida, verificá movimientos faltantes, medición y funcionamiento del caudalímetro. Cuándo elevar Al Auditor: diferencias superiores al 5 %, fallas repetidas del circuito, configuración de tanques, falta de totalizador o trazabilidad por debajo del estándar definido (referencia: 95 %). A Root: eliminación de despachos o controles de stock, y corrección del tipo de contador del equipo. El circuito debe estar completo para que el stock calculado sea confiable.
Seguimiento de Parte diario
Objetivo de la función Asegurar que la información diaria de los equipos sea completa y confiable: uso, contadores, estado y centro de costo. Qué abarca - Estado operativo de los equipos. - Cumplimiento de carga de los operarios. - Coherencia de horas o kilómetros. - Imputaciones al proyecto y centro de costo. Responsables Administrativo de obra: revisa tableros, detecta desvíos, controla estados y coordina las correcciones. Operario: carga el parte con los datos reales. Producción: interviene ante incumplimientos o dudas sobre la actividad. Taller: confirma fallas, reparaciones y cuándo corresponde levantar un fuera de servicio. Rutina diaria 1. Revisar el tablero de partes Detectá equipos sin parte, sin actividad, fuera de servicio, contadores incorrectos e imputaciones dudosas. 2. Revisar estados Confirmá que los fuera de servicio tengan fechas y cargo correctos. Si el equipo fue reparado, asegurate de levantar el estado. Mantenerlo fuera de servicio por error afecta la disponibilidad y el Rental. 3. Revisar operarios Usá el seguimiento de operarios para identificar faltantes o bajo cumplimiento y avisá al referente de Producción. Evitá acumular reclamos hasta fin de semana. 4. Revisar contadores Prestá atención a valores menores al anterior, saltos excesivos, aumentos sin actividad o registros durante un fuera de servicio. Compará con el historial de la ficha: partes, despachos, OTs y demás registros. Corregí errores y dejá justificación cuando la diferencia responda a una situación real. 5. Revisar centros de costo Confirmá dónde y para qué se utilizó el equipo. Si hay dudas, validá con Producción antes de cerrar la información. Casos frecuentes El operario no cargó el parte: reclamá la carga mediante Producción. El Operario registra partes del día; el Administrativo puede cargar fechas anteriores. El contador parece incorrecto: comparalo con el último registro y el contexto completo del equipo antes de utilizarlo para mantenimiento o reportes. El centro de costo no corresponde: confirmá la tarea real con Producción y corregí la imputación. Resultado esperado Información actualizada de uso, contadores, estados, cumplimiento de operarios e imputaciones. Bilderit debe reflejar lo que ocurrió en la obra.
Seguimiento de Services
Objetivo de la función Anticipar services próximos o vencidos, preparar insumos y coordinar las paradas con información confiable. Alcance Revisar el tablero, planes asignados, contadores y último service. Coordinar la ejecución y elevar inconsistencias. La definición técnica de planes, ciclos e insumos corresponde a Taller Central o a usuarios autorizados. Quién interviene - Responsable de obra: revisa datos y vencimientos. - Jefe de obra: define prioridades y disponibilidad del equipo. - Taller/Mecánico: ejecuta e informa tareas, insumos y contador. - Taller Central: define criterios técnicos del mantenimiento. - Manager/Root: interviene en configuraciones, históricos, ubicación y permisos según corresponda. Conceptos clave El plan puede seguir calendario o contador. El último service es la base del próximo vencimiento. El contador debe estar actualizado. Ejemplo de secuencia: PM1 a las 250 h, PM2 a las 500 h, PM1 a las 750 h, PM3 a las 1.000 h y así sucesivamente según el plan. Un service es preventivo; una reparación responde a una falla. Si se aprovecha una parada para ambos, cada intervención debe quedar registrada. Gestión diaria 1. Revisá el tablero y detectá equipos en amarillo o vencidos. 2. Abrí una OT para los próximos services e iniciá la gestión de materiales. 3. Con insumos disponibles, avanzá a En ejecución y coordiná la intervención. 4. Confirmá la parada con Taller y Producción antes del vencimiento. Ante un contador dudoso, revisá partes, combustible, telemetría y OTs en la ficha. Contrastá con la lectura física. No registres un service ficticio para corregir el tablero. Casos frecuentes No aparece próximo service: revisá plan asignado, último service y contador actualizado. Se cambió el horómetro: revisá y ajustá el próximo service para que corresponda al nuevo contador. No se conoce la fecha exacta del último service: usá el mejor respaldo disponible y dejá una observación para revisión. El equipo cambió de obra: solicitá que se actualice su ubicación. Cuándo elevar Planes o ciclos que requieren cambios; falta de plan; contadores poco confiables; services mal registrados; bloqueos por fecha o ubicación histórica; equipos vencidos que Producción no puede detener; diferencias entre obra, taller y tablero. El objetivo es anticipar el mantenimiento y sostener la disponibilidad de los equipos.
Gestión de reparaciones
Objetivo de la función Ordenar la reparación desde la detección de una falla hasta su ejecución y cierre. La OT reúne diagnóstico, tareas, insumos y responsables. Quién interviene Administrativo de reparaciones: abre la OT, avisa a Taller, controla que se registren diagnóstico y recursos, sigue los materiales y el avance, y verifica el cierre. Operario: informa equipo, síntoma, momento y condiciones en que detectó la falla. Mecánico: puede detectar fallas, diagnosticar y ejecutar. Registra las diferencias entre lo planificado y lo realizado. Seguridad e Higiene: informa condiciones inseguras que requieren intervención. Jefe de obra: valida impacto operativo y prioridades. Taller, Pañol y Compras: definen la solución técnica y consiguen los materiales. Flujo operativo 1. Detectar y registrar El aviso debe identificar interno, proyecto, fecha, persona que informa, problema y estado operativo. Agregá fotos o referencias del parte cuando existan. 2. Abrir la OT Creala sobre el equipo correspondiente, describí el problema, vinculá la novedad y avisá a Taller. La OT queda como punto único de seguimiento. 3. Diagnosticar El responsable técnico define causa, tareas, insumos, herramientas especiales y asistencia externa. También debe aclarar si el equipo puede operar y la prioridad. 4. Cargar tareas e insumos Registrá todo lo necesario para ejecutar. Por ejemplo: revisar sistema hidráulico, cambiar una manguera, reemplazar un filtro y comprobar funcionamiento. Los materiales deben identificarse con precisión para Pañol y Compras. 5. Gestionar los materiales Revisá existencias, reservá lo disponible y solicitá lo faltante. Seguí las demoras en la OT. No pases a ejecución con insumos críticos pendientes, salvo que se haya definido una ejecución parcial. 6. Pasar a En ejecución Verificá diagnóstico, tareas, materiales, responsable asignado y disponibilidad del equipo. 7. Ejecutar y registrar La OT debe reflejar lo realizado: tareas nuevas, insumos distintos, cantidades, fallas adicionales, trabajos parciales o asistencia externa. 8. Cerrar Confirmá tareas e insumos reales, observaciones y condición final del equipo. No dejes pendientes sin seguimiento: si corresponde, abrí otra OT para continuarlos. Resultado esperado Una reparación trazable, con fechas, responsables, materiales y trabajos documentados, que permita conocer qué falta y qué se resolvió.
Emisión de Certificados de Rental
Objetivo de la función Emitir el certificado mensual de la obra validando uso, contadores, permanencia, movimientos y fuera de servicio de cada equipo. El Administrativo de obra no debe modificar la configuración económica del Rental: coeficientes, horas mínimas o extras, valor de reposición y reglas generales. Su tarea es revisar los datos, solicitar correcciones y emitir. Quién interviene - Emisor: revisa y certifica. - Responsables de carga: mantienen partes, combustible, movimientos y novedades. - Taller: valida reparaciones, services y fuera de servicio. - Auditor/Manager: define criterios ante diferencias relevantes. - Root: corrige configuraciones, permisos o registros críticos. Antes de empezar Verificá permiso para emitir, mes correcto, equipos asignados, reubicaciones, tipo de contador y suficientes registros de respaldo. Revisá también fechas y cargo de los fuera de servicio. Revisión por equipo Uso Compará partes, telemetría, combustible, novedades y reparaciones para confirmar qué ocurrió durante el mes. Contador inicial y final Elegí los valores que representan el período. La vista de contexto reúne distintas fuentes. Aunque descartes un registro erróneo para certificar, avisá a su responsable porque puede afectar otros indicadores. Permanencia en el proyecto Imputá solo el tramo que corresponde a la obra. Revisá especialmente equipos que ingresaron o salieron durante el mes. Fuera de servicio A cargo del equipo descuenta días a certificar; a cargo del proyecto no los descuenta. Confirmá las fechas y la clasificación antes de emitir. Flujo de cierre 1. Entrá en Rental / Prestaciones. 2. Seleccioná el período mensual. 3. Revisá cada equipo y su contexto. 4. Validá permanencia, uso, contadores y fuera de servicio. 5. Pedí las correcciones necesarias. 6. Emití con los datos depurados. 7. Dejá disponible el certificado para el circuito de aprobación de la empresa. Durante el mes Controlá diariamente las cargas y los errores evidentes. Cada vez que entra un equipo, confirmá que su responsable haya configurado el Rental. Semanalmente revisá baja actividad, fuera de servicio, movimientos y continuidad de contadores. Casos frecuentes - Contador final incongruente: compará las fuentes y solicitá corrección. - No estuvo todo el mes: corregí la fecha de reubicación mediante el responsable. - Trabajó sin partes: contrastá telemetría, combustible u otra fuente disponible. - Fuera de servicio ausente o mal clasificado: pedí corregirlo antes de emitir. Cuándo elevar Configuración faltante, equipos mal asignados, contadores incorrectos, fuera de servicio dudoso, errores repetidos, permisos insuficientes o necesidad de corregir registros críticos. El certificado debe representar el uso real del período. El control final no reemplaza la responsabilidad de carga de cada área.
Control Documental
Objetivo de la función Mantener ordenada y disponible la documentación de cada equipo, y anticipar vencimientos o faltantes. Quién interviene Administrativo de obra: carga, controla y reclama actualizaciones. Activos, Taller, Seguridad e Higiene o Administración central: entregan o gestionan los documentos según su tipo. Usuarios autorizados: consultan la documentación del equipo. Documentos y vencimientos Un activo puede tener varios documentos en PDF, Excel, imágenes u otros formatos admitidos. Con vencimiento: seguros, ITV/VTV, habilitaciones, calibraciones o certificados. Sin vencimiento: títulos, manuales, tablas de tanques y otros respaldos permanentes. No asignes una fecha de vencimiento si no corresponde. Flujo de trabajo 1. Recibí el documento e identificá el equipo por su interno. 2. Comprobá que el archivo sea completo y legible. 3. Cargalo dentro del activo correspondiente, con nombre, descripción, adjunto y vencimiento si aplica. 4. Revisá periódicamente documentos faltantes, próximos a vencer o vencidos. 5. Solicitá la renovación al área responsable. 6. Cargá la nueva versión y tratá la anterior según el criterio de la empresa: reemplazo, archivo o historial. Frecuencia de revisión - Semanal: próximos vencimientos. - Mensual: revisión general por equipo. - Al ingreso a obra, antes de auditorías y al recibir nueva documentación. Buenas prácticas Usá nombres claros: Seguro vigente, VTV 2026, Habilitación izaje o Tabla equivalencia tanque. Evitá duplicados, archivos ilegibles y documentos asignados al interno equivocado. Podés solicitar reportes semanales por correo sobre vencimientos. El usuario debe ser invitado para recibir correos de Bilderit. Centralizá los documentos en Bilderit. Si un equipo llega sin documentación, identificá qué exige el proyecto y reclamala al área correspondiente.
Despachante de Combustible
Objetivo Registrar cada movimiento de combustible y las mediciones de stock desde App Operario. Qué es un despacho Incluye proveedor a tanque, tanque a tanque, tanque a equipo y proveedor a equipo. El equipo receptor puede ser una máquina, camión, movilidad, activo fijo o un consumo especial previamente registrado. Cargá cada movimiento en el momento. No los acumules para el final del día. Registrar un despacho 1. Entrá en Crear → Despacho. 2. Seleccioná el origen por nombre, interno o QR. 3. Al terminar la carga, ingresá el Caudalímetro final: el totalizador acumulado. 4. Seleccioná el destino por interno o QR. 5. Si el destino es un equipo, ingresá su contador en horas o kilómetros, según pide el sistema. 6. Agregá comentarios, fotos o verificación del receptor si corresponde. 7. Revisá origen y destino y enviá el despacho. Si el horómetro no funciona, esta capacitación indica conservar el último valor registrado y avisar al responsable. No reemplaces horas por kilómetros. Campos opcionales Comentarios: fallas del caudalímetro, contador averiado, problemas de QR o diferencias de identificación. Fotos: evidencia del equipo, instrumento o novedad. Verificado por: escaneá el QR que muestra el receptor desde su App Operario. Queda registrada la recepción, reemplazando la firma en papel. Control de stock Registrá los litros físicos medidos en ese momento, no la cantidad que suponés que debería haber. 1. Entrá en Crear → Stock. 2. Seleccioná el tanque por interno o QR. 3. Revisá el stock calculado como referencia. 4. Ingresá el Stock medido. 5. Agregá observaciones y fotos cuando haya diferencias o problemas de medición. Totalizador Es el contador acumulado que no vuelve a cero en cada despacho. Bilderit usa su lectura final para calcular los litros y controlar la continuidad de los registros. Buenas prácticas Registrá en el momento, respetá la unidad del contador y avisá cuando un instrumento no funcione. Verificá origen y destino, usá fotos ante dudas y realizá controles de stock periódicos.
Parte diario: guía del operario
Objetivo Registrar el trabajo del equipo en la jornada: equipo, tarea, contador final, combustible, aceite, mantenimiento diario y novedades. Usá datos reales. Cargar el parte 1. Abrir Parte Diario Desde la pantalla principal de App Operario, entrá en Parte Diario. 2. Seleccionar el equipo Escaneá el QR o escribí el interno. Antes de seguir, confirmá que sea el equipo correcto. 3. Seleccionar el centro de costo Tocá el campo y elegí una opción de la lista, por ejemplo Terraplén, Cantera o Movimiento de suelo. No escribas un nombre nuevo de tarea. 4. Revisar el horómetro inicial La aplicación lo completa con el último parte del equipo. No lo modifiques. 5. Cargar el horómetro final Ingresá la lectura del equipo al terminar la jornada. Si el inicial es 1.290 y el final 1.298, el trabajo registrado es de 8 horas. El final no puede ser menor al inicial y las horas registradas no pueden superar 24. Si el horómetro no funciona o no se lee, avisá al responsable antes de cargar. 6. Cargar combustible Indicá los litros recibidos durante la jornada. Si no recibió combustible, ingresá 0. Campos opcionales - Aceite: litros agregados de motor o hidráulico. Si no agregaste, puede quedar vacío. - Engrase: marcá el botón si se hizo. - Filtros: marcá el botón si se realizó la limpieza informada en la guía. - Novedades: informá fallas o situaciones fuera de lo normal. Buenas prácticas Cargá el parte todos los días, revisá la lectura física y no inventes datos. Avisá cuando el contador no funcione.
Mecánico: trabajar con órdenes de trabajo
Objetivo Registrar el avance real de las tareas del equipo desde App Operario. Administración de Taller crea la OT y la asigna a uno o más mecánicos. Abrir la OT 1. Entrá en OTs u Órdenes de Trabajo. 2. Abrí la orden asignada. 3. Revisá equipo, interno, proyecto, problema, tareas e insumos antes de empezar. Registrar tareas - Realizada: tildá la tarea que efectivamente ejecutaste. - Con cambios: tocá el lapicito y registrá qué cambió, como insumo, cantidad o trabajo parcial. - Nueva: usá + para agregar una tarea que no estaba prevista. La OT debe reflejar lo que se hizo realmente, incluyendo cambios y pendientes. Cargar horas Registrá las horas por jornada e indicá qué mecánico las realizó. Si participaron dos personas, cargá las horas de cada una por separado. Al terminar cada día Revisá tareas realizadas, cambios, nuevas tareas y horas de cada mecánico. No esperes a terminar toda la reparación para cargar los avances. Cerrar la OT Cerrala cuando el trabajo esté terminado y estén cargados tareas, insumos reales, horas, usuarios y fechas. Indicá la fecha de inicio de ejecución y la fecha de fin de ejecución reales. No son necesariamente las fechas de creación de la OT. Ejemplo: si la OT se creó el 1 de mayo, el trabajo empezó el 3 y terminó el 28, las fechas de ejecución son 03/05 y 28/05. Buenas prácticas Revisá tus órdenes diariamente, tildá solo lo realizado, actualizá cambios y horas, y avisá al responsable si falta información. No cierres una OT con trabajo pendiente. Videos de esta sección App mecanico https://www.youtube.com/watch?v=kVmxxN77OU4