Rental / Prestaciones
Por Francisco Ranea
Por Francisco Ranea
Cómo funciona el cierre mensual de prestaciones, quién interviene y cómo se calcula el valor de cada parámetro.
Prestaciones o Rental: conceptos y cierre mensual
Qué es Rental Rental o Prestaciones representa el uso de los equipos en proyectos u obras durante un período, generalmente mensual. Permite imputar costos, comparar equipos propios y alquilados y analizar el uso de la flota. Tipos de equipo para Rental - Propios: incluye equipos Propios, Socios de UT, Leasing y Otros — todos certifican bajo las mismas reglas. - Alquilados: equipos de terceros, con reglas de certificación distintas (ver abajo). Reglas de certificación - La certificación es mensual y por proyecto. - No se puede certificar un mes si ya existe cualquier certificación futura para ese equipo — incluso en borrador, sin enviar a revisión. Una vez que hay un mes más adelante certificado, no se puede volver atrás. - Un equipo Propio solo puede tener un certificado por mes. Un equipo Alquilado puede tener varios certificados en el mismo mes (por ejemplo, por distintos proveedores). - No se certifica dos veces el mismo equipo en el mismo período, salvo que haya sido reubicado entre proyectos durante el mes. Quién interviene (roles) - Emisor: revisa la información y certifica. - Aprobador de rental: aprueba o rechaza el certificado emitido. - Aprobador externo: rol adicional de aprobación, configurable según el circuito de cada empresa. - Root: corrige configuraciones, permisos o registros críticos. - Panel informativo: rol de solo consulta, sin permisos para emitir ni aprobar. Antes de emitir: pre-configuración Antes de certificar, conviene tener revisados: - Los parámetros de cálculo (coeficientes, mínimos, extras, valor de reposición). - Los responsables de cada proyecto. - La cantidad de aprobadores configurada en el circuito. - Las notificaciones por mail que se disparan en cada cambio de estado. Estados del certificado 1. Borrador: se está armando, todavía se puede ajustar. 2. En revisión: fue emitido y espera la aprobación de los roles configurados. 3. Aprobado: todos los aprobadores dieron el visto bueno. 4. Rechazado: algún aprobador lo rechazó. Vista en vivo vs. certificado emitido Mientras el certificado está en borrador, la información es una vista en vivo: puede seguir cambiando si se corrigen partes, despachos o movimientos del equipo. Una vez emitido, el certificado queda como una foto fija de esos datos en ese momento — correcciones posteriores a los datos de origen no modifican un certificado ya emitido. Las 3 vistas del certificado - Detalle: la información completa equipo por equipo. - Resumen: una vista agregada del período. Los equipos reubicados entre proyectos durante el mes se muestran en una sección propia, separada del resto de los movimientos. - Trazabilidad: el respaldo de cada dato (de qué registro salió cada número). Qué revisar antes del cierre Reubicaciones Confirmá que las fechas de ingreso y salida de cada proyecto representen el movimiento real del equipo. Fuera de servicio Revisá las fechas y quién asume el período: - A cargo del equipo: esos días no se cobran al proyecto. - A cargo del proyecto: esos días se mantienen imputados al proyecto. Contadores Elegí los registros que mejor representen las horas o kilómetros iniciales y finales del período. Si encontrás un valor incorrecto, solicitá su corrección antes de emitir. Configuración Verificá que el tipo de facturación, coeficientes, mínimos, extras y valor de reposición correspondan al acuerdo vigente. La persona que emite el certificado no debe modificar estos parámetros sin autorización. Emitir el certificado 1. Entrá en Rental / Prestaciones. 2. Elegí el período. 3. Revisá cada equipo y sus registros de respaldo. 4. Solicitá las correcciones necesarias. 5. Emití el certificado: pasa a estado En revisión y sigue el circuito de aprobación configurado. Ajustes manuales dentro de un certificado en borrador Mientras el certificado está en borrador, el emisor puede corregir un valor puntual de un equipo (por ejemplo, el horómetro inicial o los días de afectación). Importante: estos ajustes se borran solos al enviar el certificado a revisión — no es un error, es a propósito, para que un ajuste de un mes puntual no se aplique por error al mes siguiente. Para la jerarquía completa de cómo se calcula cada parámetro, ver el artículo Rental: cómo se calcula el valor de cada parámetro. Si el certificado ya fue emitido No vuelvas a emitir ni modifiques datos de origen sin revisar el impacto. Informá proyecto, período, equipo y dato que debe corregirse para que el responsable determine el procedimiento.
Rental: cómo se calcula el valor de cada parámetro
Cada parámetro de cálculo (el valor de reposición de un equipo, el mínimo de horas facturables, los coeficientes de demérito, etc.) se puede configurar en varios lugares a la vez. Al certificar, el sistema elige un solo valor final siguiendo una regla fija: siempre gana el nivel más específico. Los niveles, de menos a más específico 1. Global (el default de Bilderit) 2. Compañía 3. Unidad de Negocio 4. Proyecto 5. Un equipo puntual (por encima de los 4 anteriores — ese valor siempre gana, sin excepción) Dentro de cualquiera de los 4 primeros niveles (no del valor por equipo puntual), se puede afinar más agregando un filtro: Tipo de equipo, Grupo de equipos o Tipo de contador. Estos filtros solo compiten dentro del mismo nivel — nunca le ganan a un nivel más específico. Un valor de Compañía con filtro de Tipo de equipo sigue siendo, ante todo, un valor de Compañía: si existe cualquier valor a nivel Proyecto para ese mismo parámetro, gana el de Proyecto, tenga filtro o no. Ejemplo paso a paso Supongamos que el parámetro es Horas mínimas facturables y está configurado así: Dónde se configuró Valor Compañía (sin filtro) 120 horas Compañía + Tipo de equipo "Excavadora" 150 horas Proyecto "Obra Norte" (sin filtro) 100 horas ¿Qué valor usa el sistema para certificar una excavadora en la obra "Obra Norte"? 100 horas. Gana el valor de Proyecto, aunque no tenga filtro de tipo de equipo: el nivel Proyecto es más específico que Compañía, y eso pesa más que cualquier filtro dentro de Compañía. ¿Y para una excavadora en cualquier otro proyecto, sin configuración propia a nivel Proyecto? 150 horas. Ahí no hay nada a nivel Proyecto, así que gana el valor más específico disponible: Compañía + Tipo de equipo, que le gana al valor general de Compañía (120 horas). Cómo elige el sistema el horómetro inicial de cada equipo Esto no es parte de la jerarquía de arriba, pero es otro punto donde conviene ser precisos. El horómetro inicial de un mes NO siempre toma como fuente el horómetro final del mes anterior. El sistema prueba 5 fuentes posibles, en este orden, y usa la primera que encuentra: 1. Reubicación entre proyectos: si el equipo se movió de otro proyecto a este durante el mes, usa el horómetro con el que quedó registrado ahí. 2. Ajuste manual: si alguien corrigió el horómetro a mano para este certificado. 3. Movimiento real registrado: si el equipo tuvo un ingreso real al proyecto durante el mes, usa esa lectura. 4. Continuidad con el mes anterior: si nada de lo anterior aplica, usa el horómetro final del mes anterior. 5. Lectura histórica más cercana: si tampoco hay nada del mes anterior, busca la lectura más cercana en el tiempo, de cualquier fecha anterior. En la práctica, el caso más común — un equipo que no se mueve de proyecto — dispara la opción 3, no la 4. Otros comportamientos a tener en cuenta - Sacar a un revisor puede aprobar el certificado solo. Si Root saca a un revisor que todavía no había votado, y todos los que quedan ya habían aprobado, el certificado pasa a Aprobado automáticamente en ese momento. - Los equipos reubicados tienen su propia tarjeta. En la pestaña Resumen, los movimientos entre proyectos durante el mes se muestran en una sección propia, separada del resto.