Qué es Rental
Rental o Prestaciones representa el uso de los equipos en proyectos u obras durante un período, generalmente mensual. Permite imputar costos, comparar equipos propios y alquilados y analizar el uso de la flota.
Tipos de equipo para Rental
- Propios: incluye equipos Propios, Socios de UT, Leasing y Otros — todos certifican bajo las mismas reglas.
- Alquilados: equipos de terceros, con reglas de certificación distintas (ver abajo).
Reglas de certificación
- La certificación es mensual y por proyecto.
- No se puede certificar un mes si ya existe cualquier certificación futura para ese equipo — incluso en borrador, sin enviar a revisión. Una vez que hay un mes más adelante certificado, no se puede volver atrás.
- Un equipo Propio solo puede tener un certificado por mes. Un equipo Alquilado puede tener varios certificados en el mismo mes (por ejemplo, por distintos proveedores).
- No se certifica dos veces el mismo equipo en el mismo período, salvo que haya sido reubicado entre proyectos durante el mes.
Quién interviene (roles)
- Emisor: revisa la información y certifica.
- Aprobador de rental: aprueba o rechaza el certificado emitido.
- Aprobador externo: rol adicional de aprobación, configurable según el circuito de cada empresa.
- Root: corrige configuraciones, permisos o registros críticos.
- Panel informativo: rol de solo consulta, sin permisos para emitir ni aprobar.
Antes de emitir: pre-configuración
Antes de certificar, conviene tener revisados:
- Los parámetros de cálculo (coeficientes, mínimos, extras, valor de reposición).
- Los responsables de cada proyecto.
- La cantidad de aprobadores configurada en el circuito.
- Las notificaciones por mail que se disparan en cada cambio de estado.
Estados del certificado
- Borrador: se está armando, todavía se puede ajustar.
- En revisión: fue emitido y espera la aprobación de los roles configurados.
- Aprobado: todos los aprobadores dieron el visto bueno.
- Rechazado: algún aprobador lo rechazó.
Vista en vivo vs. certificado emitido
Mientras el certificado está en borrador, la información es una vista en vivo: puede seguir cambiando si se corrigen partes, despachos o movimientos del equipo. Una vez emitido, el certificado queda como una foto fija de esos datos en ese momento — correcciones posteriores a los datos de origen no modifican un certificado ya emitido.
Las 3 vistas del certificado
- Detalle: la información completa equipo por equipo.
- Resumen: una vista agregada del período. Los equipos reubicados entre proyectos durante el mes se muestran en una sección propia, separada del resto de los movimientos.
- Trazabilidad: el respaldo de cada dato (de qué registro salió cada número).
Qué revisar antes del cierre
Reubicaciones
Confirmá que las fechas de ingreso y salida de cada proyecto representen el movimiento real del equipo.
Fuera de servicio
Revisá las fechas y quién asume el período:
- A cargo del equipo: esos días no se cobran al proyecto.
- A cargo del proyecto: esos días se mantienen imputados al proyecto.
Contadores
Elegí los registros que mejor representen las horas o kilómetros iniciales y finales del período. Si encontrás un valor incorrecto, solicitá su corrección antes de emitir.
Configuración
Verificá que el tipo de facturación, coeficientes, mínimos, extras y valor de reposición correspondan al acuerdo vigente. La persona que emite el certificado no debe modificar estos parámetros sin autorización.
Emitir el certificado
- Entrá en Rental / Prestaciones.
- Elegí el período.
- Revisá cada equipo y sus registros de respaldo.
- Solicitá las correcciones necesarias.
- Emití el certificado: pasa a estado En revisión y sigue el circuito de aprobación configurado.
Ajustes manuales dentro de un certificado en borrador
Mientras el certificado está en borrador, el emisor puede corregir un valor puntual de un equipo (por ejemplo, el horómetro inicial o los días de afectación). Importante: estos ajustes se borran solos al enviar el certificado a revisión — no es un error, es a propósito, para que un ajuste de un mes puntual no se aplique por error al mes siguiente.
Para la jerarquía completa de cómo se calcula cada parámetro, ver el artículo Rental: cómo se calcula el valor de cada parámetro.
Si el certificado ya fue emitido
No vuelvas a emitir ni modifiques datos de origen sin revisar el impacto. Informá proyecto, período, equipo y dato que debe corregirse para que el responsable determine el procedimiento.